Shared Desk – Beginn eines Selbstversuchs
Gerade kommt der Aufruf zur Beteiligung zum Klimastreik am 23.09. von Unternehmen fürs Klima in den Posteingang… und er kommt genau in dem Moment, in dem wir von Gesunde Karriere uns aktiv damit auseinandersetzen, was wir noch tun können, um Energie zu sparen.
Neben den Bahnfahrten aus Überzeugung (lacht nicht, es ist wahr), stehen auch wir vor der Herausforderung, wie wir in der Heizungsperiode mehr Energie sparen können.
Wer unsere Räume kennt, weiß, dass wir uns schon seit der Gründung zu dritt einen Büroraum teilen, um einen zweiten Raum für Coaching und Gruppen nutzen zu können. Das hat in der Vergangenheit prächtig funktioniert: neben der ökonomischen Komponente nützt das auch als Mittel gegen die Einsamkeit des Freelancer-Daseins.
Durch die sich etablierenden online-Formate haben sich natürlich koordinatorische Herausforderungen gestellt, die wir durch Homeoffice-Arbeitsplätze kompensiert haben – es kann ja bei einer online-Veranstaltung keiner mit im Raum sein.
Jetzt planen wir also den Winter und wollen versuchen, die bislang separate Coaching-Insel in das leichter zu beheizende Büro zu verlegen, in dem unsere drei Schreibtische stehen.
Und da ist sie, die Herausforderung: den eigenen Platz aufgeben, zu Gunsten eines Shared Desk- Modells: Wir drei Menschen teilen uns zwei Schreibtische. Theoretisch kein Problem, empfehlen wir ja auch unseren Kunden.
Einsicht in die Notwendigkeit
Und ja, es ist eine nicht zu unterschätzende Zäsur, die alles hat, was eine Veränderung kennzeichnet. Ein Prozess der Einsicht in die Notwendigkeit. Als die Idee aufkam, den Coachingraum über den Winter ungenutzt und ungeheizt zu lassen und den Büroraum als Kombination aus Büro- und Coachingraum zu gestalten, war ich wirklich erstaunt (über mich), weil ich das vorher gar nicht als Option denken konnte. Dann kam sowas wie ein innerer Widerstand: „och nöö, nicht noch eine Veränderung, bitte was Neues, aber ich will nichts hergeben müssen!“ Bald war klar, ein Schreibtisch muss raus, die anderen werden geteilt. Weil es die energiesparende und platzschaffende Lösung ist!
Für mich bedeutet das, auch „mein“ Schreibtisch wird neutralisiert, gleiches Recht für alle.
Die Veränderung umarmen
Einige Seufzer beim Abhängen der persönlichen Bildchen an der Pinnwand waren dann doch zu hören. Ist auch schade, war ja auch gut so, und es wird nicht mehr, wie es mal war. Mal sehen, wie es sich in der Praxis bewährt. Wir verfügen schon über jahrelange gute Erfahrungen der gemeinsamen Raumplanung auf unseren Coachingraum bezogen, das weiten wir jetzt aus auf unsere Schreibtischplanung aus. Ich überlege, wie ich im Homeoffice einen wirklich adäquaten Platz für mich herrichten kann. Denn bisher hatte ich den Arbeitsplatz in der Georgstraße definiert. Ich war kaum im Homeoffice, weil die Kolleg*innen das für sich so gestaltet haben und ich den Raum hier für mich weiter nutzen konnte.
Das Ganze ist ein Zeitraffer, der sich hier bei uns, innerhalb einer Woche genauso ereignet hat.
Auf der Metaposition für uns als Prozessbegleiter*innen ist es ein guter Selbstversuch und für Euch, liebe Führungsmenschen da draußen in der Welt, vielleicht auch ein Spiegel Eurer Praxis:
Den Übergang in eine Shared Desk – Praxis aktiv gestalten
Menschen geben schon mit einer vermeidlich kleinen Veränderung, wie der Aufgabe angestammter Plätze, nicht nur Gewohnheiten, sondern auch Sicherheiten auf, die im Bestehenden verankert sind. Diese Bedrohung eines Grundbedürfnisses nimmt Energie aus der Kooperationskapazität von Mitarbeiter*innen (denkt an David Rocks SCARF-Modell).
Wenn Ihr aktuell Prozesse in den Organisationen plant, die mit der Aufgabe von (selbst-)definierten Arbeitsorten verbunden sind, braucht es aus unserer Sicht:
- Gute Kommunikation der Vorteile und Beteiligung an einem sinnvollen Vorgehen, ggf. auch Schaffung von Ersatzfeldern für informelle Interaktion in der Organisation
- Testphasen deklarieren und Feedbackrunden einplanen
- Datenschutzaspekte berücksichtigen
- Vorab genau überlegen, wie personalisierte telefonische Erreichbarkeiten gesichert werden können, um inhouse und bei Kunden Frustration zu verhindern (ist eigentlich eine Orientierung im Haus ohne feste Türschilder denkbar?)
- Besprechen einer als gerecht erlebten Verteilung (nicht wer morgens als erster kommt, sichert sich doch wieder „seinen/ ihren“ Platz)
- Klären, was zur Grundausstattung des Arbeitsplatzes gehört
- Clean-Desk-Policy erarbeiten (wie geben wir uns eigentlich Feedback, wenn es nicht funktioniert – da ist schon ein bissen WG- Feeling dabei)
- Wo können persönliche Utensilien aufbewahrt werden?
Wir haben festgestellt, in den Blech- Containern unter dem Tisch ist – wenn sie erst einmal vom in die Jahre gekommenen Krams befreit sind, ausreichend Platz, denn auch das papierlose Büro ist ein Ziel – im Sinne des Klimaschutzes.
Wir halten Euch auf dem laufenden über unseren Selbstversuch.